Ontem me fizeram a seguinte pergunta: Como você organiza seu tempo? Eu não sou nenhum guru de produtividade ou coisa parecida, mas acredito que minha resposta possa ajudar algumas pessoas.
Quando você procura algo relacionado a produtividade e organização de tempo na Internet você acaba se deparando com técnicas como GTD ou Pomodoro. Eu já li a respeito delas e de outras técnicas também. Existem várias pessoas que as utilizam com sucesso, mas muitas vezes quando eu estava lendo sobre técnicas de melhoria de produtividade eu achava elas complicadas demais. Isso soa completamente errado para mim, afinal queremos fazer mais coisas com mais qualidade e não passar o tempo todo pensando em como nos organizar para fazê-las.
Um dos melhores sistemas de organização que eu conheci foi o Zen To Done proposto pelo Leo Babauta do Zen Habits. Mesmo assim eu não uso sigo ele a risca. O que eu fiz foi pegar algumas características principais e adaptá-las para que funcionassem para mim.
Três pontos são importantes quando se quer aumentar a produtividade: anotar, escolher e fazer.
Anotar o que precisa ser feito é uma ótima técnica para não esquecer o que você precisa fazer e para diminuir seu stress, pois não é necessário ficar relembrando sempre suas tarefas, já que elas estão anotadas em algum lugar. Portanto, escolha um meio de anotação, pode ser desde o velho lápis e papel até um software no seu smartphone de última geração, e anote.
Nem tudo o que pedem para você fazer ou que você quer fazer é realmente importante. É fundamental saber escolher o que fazer. Não adianta passar o dia lendo e-mails, tweets e feeds, se isso não acrescentar nada na sua vida. Para escolher o que fazer analise as tarefas e faça as que ajudarão você a conseguir alcançar os objetivos que deseja. Evite ficar protelando, por mais que algumas tarefas possam ser complicadas são elas que trarão o maior retorno. Outro técnica relacionada com a escolha das tarefas é começar o dia fazendo a tarefa importante mais difícil, todas as outras tarefas menores podem ser realizadas depois dela em pouco tempo. O sentimento de produtividade é grande após terminar uma tarefa grande e complicada.
O último ponto, e o mais importante, é fazer. É ele que gera o resultado final que você tanto espera. A palavra-chave na hora de fazer algo é foco. Se você quiser fazer algo com mais qualidade e em menos tempo você precisa de foco. Tenha perto de você apenas o necessário para realizar sua tarefa e evite o máximo possível as distrações. E-mail, Twitter, IM, telefone, conversas, etc, deixe eles para outra hora, diga que está ocupado, você pode fazer tudo isso depois.
Não precisa complicar para melhorar sua produtividade. Você não precisa usar uma técnica famosa para ser produtivo, as pessoas tem necessidades diferentes e encontrar um método que sirva para todas é impossível. Talvez você leia o que eu escrevi e ache uma loucura algo assim funcionar ou talvez isso faça o maior sentido. Escolha o que melhor se adapte a você e fique livre para mudar uma técnica se isso fizer você ter melhores resultados.
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