Produtividade para quê?

Existe uma busca constante por uma maior produtividade pelos trabalhadores, temos tantas coisas para fazer e tão pouco tempo para nossas atividades que ser muito produtivo se tornou fundamental. Existem vários métodos espalhados em blogs, livros, etc, que tentam ajudar as pessoas que parecem não ter tempo suficiente para o que querem fazer.

Você já parou para pensar o motivo da busca por mais produtividade? O ponto principal é ter mais tempo, é comum reclamar do tempo, do dia com 24 horas.

Para que ter mais tempo? Para trabalhar ainda mais? Se antes era possível entregar um projeto em uma semana você agora quer entregar três projetos no mesmo espaço de tempo? Isso não funciona muito bem.

O que eu percebo é que é possível sim realizar um trabalho em muito menos tempo se você seguir algumas técnicas, mas dificilmente você conseguirá manter o ritmo altamente produtivo durante o dia todo.

Então o que fazer?

Você ganhará tempo sendo produtivo. Se um trabalho levava três horas para ser feito e você termina em uma, agora você tem duas horas livres. Se sua mente não consegue manter o ritmo altamente produtivo pelas três horas, então aproveite para fazer outra coisa. Sua vida não é só trabalho.

A produtividade não serve para você ter mais tempo para preencher com mais trabalho, ela serve para você ter mais espaços vazios para fazer atividades diferentes. Serve para você passar o feriadão desligado e não se preocupar com o que tem que fazer no dia útil seguinte, pois você sabe que terá tempo. Serve para você ter tempo para se exercitar, para desenvolver um hobby e para se relacionar com pessoas. Serve para você ter mais tempo para você.

Lei de Parkinson

A primeira vez que eu li algo sobre a Lei de Parkinson foi no best-seller escrito por Tim Ferriss, The 4-Hour Workweek. Essa lei foi enunciada pelo inglês Cyril Northcote Parkinson na revista The Economist em 1955. A Lei de Parkinson diz que "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído".

As vezes é difícil acreditar na Lei de Parkinson, principalmente se você pensar que não seria necessário trabalhar 8 horas por dia pra terminar seu trabalho, talvez em 6 horas ou 4 horas você também conseguisse terminar com um resultado satisfatório.

Eu quero passar nesse post uma experiência que eu tive e que no final eu lembrei da Lei de Parkinson, tudo se encaixou perfeitamente no seu conceito.

Mês passado abriram as inscrições para o doutorado no Centro de Informática (CIn) em Recife. Eu tinha praticamente um mês para juntar toda a papelada necessária e escrever um projeto. Era bastante coisa, mas quase 30 dias eram mais que suficientes.

Um passo de cada vez eu fui resolvendo o que precisava, eu gosto de fazer as coisas assim, mas quando faltava pouco mais de uma semana algumas pendências foram aparecendo e nada era resolvido. Algumas dúvidas que eu tinha sobre a inscrição ninguém sabia resolver, meu orientador parou de responder meus emails (depois eu descobri que ele estava viajando e com acesso precário a internet), entre outros problemas menores.

Como eu tinha quase 30 dias para fazer tudo eu expandi meu trabalho durante todo aquele tempo. Mas quando eu vi que faltavam algumas coisas e apenas um dia para encerrar as inscrições, não teve jeito eu fui atrás para resolver as pendências. Não sei se consegui fazer o melhor trabalho possível, o que eu sei é que no último dia tudo se resolveu.

Por que isso aconteceu? Será que como todo brasileiro eu gosto de deixar as coisas para a última hora? Muito pelo contrário, eu tinha mais de 90% do que precisava pronto com uma semana de antecedência, mas como ainda tinha tempo eu deixei o trabalho se alongar. Tenho certeza que se eu tivesse uma semana a menos eu teria concluído a tempo também. É a Lei de Parkinson.

Não se dê prazos tão longos achando que isso será bom, você precisa de limites para fazer algo acontecer.

Information junkie

Information Junkie é alguém que frequentemente está ocupado recebendo informações, e as vezes enviando, como um vício. Normalmente essa expressão é usada para pessoas que passam o dia navegando na Internet.

Usar a Internet para se comunicar e colher informações para mim não é ruim. Na verdade a Internet é um meio incrível de comunicação que deve ser explorado. O problema é quando a navegação começa a não fazer sentido e você passa a navegar apenas por navegar.

E-mail, RSS, Twitter, Orkut, Facebook, você preciso verificar sempre tudo isso? Definitivamente não. O tempo livre obtido por evitar se manter 100% atualizado a toda hora pode ser usado para outras coisas, como o trabalho que você deveria fazer e outras atividades que você goste e se divirta realizando.

Entretanto há uma contradição interessante nessa história de information junkie. Existem muitos casos, me incluo neles, de pessoas que descobrem que estão se tornando viciados em informação justamente por que lêem muito e em algum momento encontram um texto parecido com esse. Eu achava bonito dizer que ficava com o Gmail aberto o dia todo.

Talvez seja uma tendência natural. Você entra em diversas redes sociais, assina vários RSS, acompanha listas de discussão, entre outras coisas, para saber sempre das notícias mais quentes e para acompanhar o que outras pessoas interessantes pensam. Depois você descobre que de nada adianta ler muito e não produzir nada ou não ter tempo livre.

É possível que meu post seja um entre os 1000+ não lidos no seu Google Reader. Se for, comece a pensar bem em reduzir suas fontes de informações, elas já passaram do limite. Quem sabe até você não precise ler esse blog, sério, se o que escrevo não estiver sendo útil para você pode cancelar a inscrição, eu não vou ficar chateado :)

O importante é perceber que algo está errado e depois mudar para se sentir livre deixando de ser escravo das suas fontes de informação.

Respondendo e-mails com 3 frases.

Muitos e-mails na inbox nos deixa estressado. É ainda pior quando, mesmo respondendo vários e-mails todos os dias, o número de mensagens não lidas só aumenta. Zerar a inbox pode ser muito difícil.

O projeto Three Sentences, ou a versão brasileira criada pelo Augusto do Efetividade, Três Frases, traz como solução para agilizar o ato de responder os e-mails a diminuição drástica do tamanho da resposta. Você deve responder todos os e-mails com apenas 3 frases, sem que isso diminua a qualidade da sua resposta.

Talvez isso não resolva todos os seus problemas com sua inbox, mas pelo menos amenizará. Com certeza você vai conseguir responder um número maior de mensagens.

A ideia é boa, definir uma restrição desse tipo nos força a mudar a abordagem que costumamos usar. Se você tem problemas de acumulo de e-mails vale a pena tentar. Eu particularmente não uso nenhuma técnica específica, felizmente eu resolvi meus problemas com e-mails a algum tempo, eu apenas mantenho minhas respostas curtas. Talvez eu responda com três frases, ou quem sabe menos, ou um pouco mais. O importante é não enrolar, é bom para você que escreve e bom para quem recebe a mensagem.

PS: Um haiku, poucas palavras e muito conteúdo.

None is travelling
Here along this way but I,
This autumn evening. 

(Matsuo Basho)

Menos e-mail, mais tempo.

A duas semanas atrás eu resolvi fazer uma experiência. Eu era daqueles que ficava com o Gmail aberto quase sempre. Mesmo odiando alertas que me atrapalhavam muito eu continuava sempre deixando uma aba do Gmail no navegador, a qualquer momento eu clicava e via minha inbox. Minha experiência consistiu em checar o e-mail apenas algumas vezes ao dia e depois fechar a aba do navegador.

Eu já ouvi muitas pessoas recomendado não checar os e-mails como a primeira atividade do dia. Eu decidi seguir essa sugestão. Eu sempre resolvia alguma coisa antes de verificar minha inbox. O bom de tudo isso era que eu não me preocupava com e-mails que poderiam ter chegado antes de resolver algo importante. Eu simplesmente fazia algo que tinha que ser feito, sem ficar pensando em outra coisa.

Durante o dia eu passei a checar o e-mail aproximadamente de 2 em 2 horas. 9:00, 11:00, 14:00, 16:00, e mais uma ou duas vezes a noite. Esses horários não eram exatamente fixos.

O motivo principal para ficar com o e-mail sempre aberto era não perder nada urgente, toda informação chegava e eu acompanhava em tempo real. Entretanto, durante essas duas semanas, checando o e-mail de 2 em 2 horas eu não perdi nada, não existiam e-mails urgentes que precisassem de uma resposta tão rápida. Pensando bem, dificilmente existirão. Eu ainda acredito que se esse intervalo fosse maior eu também não perderia muita coisa. Isso trouxe um certo alívio, eu não preciso me preocupar muito com os e-mails.

Checar menos minha inbox me trouxe bem mais tempo e o mais importante foco no que eu estou fazendo. A aba do Gmail tinha algo que atraía meu mouse, principalmente se tivesse um número indicando e-mails não lidos.

A primeira semana da experiência foi meio incômoda. Eu frequentemente tinha vontade de olhar os e-mails, mas eu sempre me policiava e acaba evitando abrir. Já na segunda semana foi ficando mais fácil e eu várias vezes esquecia que estava chegando o horário de ver minhas mensagens.

Com certeza eu vou continuar com essa sistema de checagem de e-mails e pretendo aumentar o intervalo de tempo entre um login e outro no Gmail. Quem tá precisando se concentrar essa é uma dica boa: feche o seu e-mail.

Lembretes simples com o Remindr

Eu sou fã de softwares simples que resolvem um problema de maneira rápida e bem feita. O Remindr se encaixa perfeitamente nessa categoria, ele é uma aplicação web estupidamente simples que envia lembretes para o usuário através do twitter, e-mail, jabber ou sms.

Nem todo mundo precisa de um software completo para gerenciar toda sua agenda de compromissos, muitas vezes queremos apenas um lembrete rápido. Se você, assim com eu, já passou por essa situação alguma vez, vale a pena dar uma conferida do Remindr, .

Eu usei ele hoje para me lembrar que eu precisava escrever um post sobre o serviço, foi um uso meio recursivo. Ele funcionou perfeitamente e um e-mail apareceu na minha inbox no horário exato que eu tinha definido.

Organizando o seu tempo

Ontem me fizeram a seguinte pergunta: Como você organiza seu tempo? Eu não sou nenhum guru de produtividade ou coisa parecida, mas acredito que minha resposta possa ajudar algumas pessoas.

Quando você procura algo relacionado a produtividade e organização de tempo na Internet você acaba se deparando com técnicas como GTD ou Pomodoro. Eu já li a respeito delas e de outras técnicas também. Existem várias pessoas que as utilizam com sucesso, mas muitas vezes quando eu estava lendo sobre técnicas de melhoria de produtividade eu achava elas complicadas demais. Isso soa completamente errado para mim, afinal queremos fazer mais coisas com mais qualidade e não passar o tempo todo pensando em como nos organizar para fazê-las.

Um dos melhores sistemas de organização que eu conheci foi o Zen To Done proposto pelo Leo Babauta do Zen Habits. Mesmo assim eu não uso sigo ele a risca. O que eu fiz foi pegar algumas características principais e adaptá-las para que funcionassem para mim.

Três pontos são importantes quando se quer aumentar a produtividade: anotar, escolher e fazer.

Anotar o que precisa ser feito é uma ótima técnica para não esquecer o que você precisa fazer e para diminuir seu stress, pois não é necessário ficar relembrando sempre suas tarefas, já que elas estão anotadas em algum lugar. Portanto, escolha um meio de anotação, pode ser desde o velho lápis e papel até um software no seu smartphone de última geração, e anote.

Nem tudo o que pedem para você fazer ou que você quer fazer é realmente importante. É fundamental saber escolher o que fazer. Não adianta passar o dia lendo e-mails, tweets e feeds, se isso não acrescentar nada na sua vida. Para escolher o que fazer analise as tarefas e faça as que ajudarão você a conseguir alcançar os objetivos que deseja. Evite ficar protelando, por mais que algumas tarefas possam ser complicadas são elas que trarão o maior retorno. Outro técnica relacionada com a escolha das tarefas é começar o dia fazendo a tarefa importante mais difícil, todas as outras tarefas menores podem ser realizadas depois dela em pouco tempo. O sentimento de produtividade é grande após terminar uma tarefa grande e complicada.

O último ponto, e o mais importante, é fazer. É ele que gera o resultado final que você tanto espera. A palavra-chave na hora de fazer algo é foco. Se você quiser fazer algo com mais qualidade e em menos tempo você precisa de foco. Tenha perto de você apenas o necessário para realizar sua tarefa e evite o máximo possível as distrações. E-mail, Twitter, IM, telefone, conversas, etc, deixe eles para outra hora, diga que está ocupado, você pode fazer tudo isso depois.

Não precisa complicar para melhorar sua produtividade. Você não precisa usar uma técnica famosa para ser produtivo, as pessoas tem necessidades diferentes e encontrar um método que sirva para todas é impossível. Talvez você leia o que eu escrevi e ache uma loucura algo assim funcionar ou talvez isso faça o maior sentido. Escolha o que melhor se adapte a você e fique livre para mudar uma técnica se isso fizer você ter melhores resultados.