Produtividade para quê?

Existe uma busca constante por uma maior produtividade pelos trabalhadores, temos tantas coisas para fazer e tão pouco tempo para nossas atividades que ser muito produtivo se tornou fundamental. Existem vários métodos espalhados em blogs, livros, etc, que tentam ajudar as pessoas que parecem não ter tempo suficiente para o que querem fazer.

Você já parou para pensar o motivo da busca por mais produtividade? O ponto principal é ter mais tempo, é comum reclamar do tempo, do dia com 24 horas.

Para que ter mais tempo? Para trabalhar ainda mais? Se antes era possível entregar um projeto em uma semana você agora quer entregar três projetos no mesmo espaço de tempo? Isso não funciona muito bem.

O que eu percebo é que é possível sim realizar um trabalho em muito menos tempo se você seguir algumas técnicas, mas dificilmente você conseguirá manter o ritmo altamente produtivo durante o dia todo.

Então o que fazer?

Você ganhará tempo sendo produtivo. Se um trabalho levava três horas para ser feito e você termina em uma, agora você tem duas horas livres. Se sua mente não consegue manter o ritmo altamente produtivo pelas três horas, então aproveite para fazer outra coisa. Sua vida não é só trabalho.

A produtividade não serve para você ter mais tempo para preencher com mais trabalho, ela serve para você ter mais espaços vazios para fazer atividades diferentes. Serve para você passar o feriadão desligado e não se preocupar com o que tem que fazer no dia útil seguinte, pois você sabe que terá tempo. Serve para você ter tempo para se exercitar, para desenvolver um hobby e para se relacionar com pessoas. Serve para você ter mais tempo para você.

Respondendo e-mails com 3 frases.

Muitos e-mails na inbox nos deixa estressado. É ainda pior quando, mesmo respondendo vários e-mails todos os dias, o número de mensagens não lidas só aumenta. Zerar a inbox pode ser muito difícil.

O projeto Three Sentences, ou a versão brasileira criada pelo Augusto do Efetividade, Três Frases, traz como solução para agilizar o ato de responder os e-mails a diminuição drástica do tamanho da resposta. Você deve responder todos os e-mails com apenas 3 frases, sem que isso diminua a qualidade da sua resposta.

Talvez isso não resolva todos os seus problemas com sua inbox, mas pelo menos amenizará. Com certeza você vai conseguir responder um número maior de mensagens.

A ideia é boa, definir uma restrição desse tipo nos força a mudar a abordagem que costumamos usar. Se você tem problemas de acumulo de e-mails vale a pena tentar. Eu particularmente não uso nenhuma técnica específica, felizmente eu resolvi meus problemas com e-mails a algum tempo, eu apenas mantenho minhas respostas curtas. Talvez eu responda com três frases, ou quem sabe menos, ou um pouco mais. O importante é não enrolar, é bom para você que escreve e bom para quem recebe a mensagem.

PS: Um haiku, poucas palavras e muito conteúdo.

None is travelling
Here along this way but I,
This autumn evening. 

(Matsuo Basho)

Menos e-mail, mais tempo.

A duas semanas atrás eu resolvi fazer uma experiência. Eu era daqueles que ficava com o Gmail aberto quase sempre. Mesmo odiando alertas que me atrapalhavam muito eu continuava sempre deixando uma aba do Gmail no navegador, a qualquer momento eu clicava e via minha inbox. Minha experiência consistiu em checar o e-mail apenas algumas vezes ao dia e depois fechar a aba do navegador.

Eu já ouvi muitas pessoas recomendado não checar os e-mails como a primeira atividade do dia. Eu decidi seguir essa sugestão. Eu sempre resolvia alguma coisa antes de verificar minha inbox. O bom de tudo isso era que eu não me preocupava com e-mails que poderiam ter chegado antes de resolver algo importante. Eu simplesmente fazia algo que tinha que ser feito, sem ficar pensando em outra coisa.

Durante o dia eu passei a checar o e-mail aproximadamente de 2 em 2 horas. 9:00, 11:00, 14:00, 16:00, e mais uma ou duas vezes a noite. Esses horários não eram exatamente fixos.

O motivo principal para ficar com o e-mail sempre aberto era não perder nada urgente, toda informação chegava e eu acompanhava em tempo real. Entretanto, durante essas duas semanas, checando o e-mail de 2 em 2 horas eu não perdi nada, não existiam e-mails urgentes que precisassem de uma resposta tão rápida. Pensando bem, dificilmente existirão. Eu ainda acredito que se esse intervalo fosse maior eu também não perderia muita coisa. Isso trouxe um certo alívio, eu não preciso me preocupar muito com os e-mails.

Checar menos minha inbox me trouxe bem mais tempo e o mais importante foco no que eu estou fazendo. A aba do Gmail tinha algo que atraía meu mouse, principalmente se tivesse um número indicando e-mails não lidos.

A primeira semana da experiência foi meio incômoda. Eu frequentemente tinha vontade de olhar os e-mails, mas eu sempre me policiava e acaba evitando abrir. Já na segunda semana foi ficando mais fácil e eu várias vezes esquecia que estava chegando o horário de ver minhas mensagens.

Com certeza eu vou continuar com essa sistema de checagem de e-mails e pretendo aumentar o intervalo de tempo entre um login e outro no Gmail. Quem tá precisando se concentrar essa é uma dica boa: feche o seu e-mail.